Privacy Verklaring
Vox HR consultancy & Vox coaching
Bedrijfsgegevens:
De gegevens worden verwerkt door:
Vox HR consultancy & Vox coaching
Eigenaar: Maaike Vorster
Geometrielaan 84
1421 LD Uithoorn 0612767529
KvK: 70049890
IBAN: NL89RABO0326141359
Btw nr.: NL002172880B32
Verwerker gegevens en derden:
Vox HR consultancy & Vox coaching (hierna Vox) voeren twee verschillende diensten uit. Allereerst levert zij dienstverlening op het gebied van HR via Vox HR consultancy. Dit zijn diverse advies trajecten, van het maken HR documenten en het inbedden van beleid en strategie, tot het uitvoeren van interim werkzaamheden. De andere vorm van dienstverlening bestaat uit coaching werkzaamheden via Vox coaching. Dit zijn coaching trajecten voor personen, met name (young) professionals, op het gebied van persoonlijke ontwikkeling en loopbaanstrategie. Deze personen kunnen op persoonlijke titel of via de werkgever bij Vox terechtkomen.
De enige medewerker binnen Vox is Maaike Vorster, eigenaar van Vox. Er zijn geen andere personen binnen Vox werkzaam. Indien er samenwerking is met derden, die de persoonsgegevens van de betrokken opdrachtgever nodig heeft, wordt dat voorafgaand aan die samenwerking bevestigd aan de opdrachtgever, zodat de juiste afspraken, verwerkersovereenkomst en indien nodig toestemming, in orde kunnen worden gemaakt.
Doel verwerking persoonsgegevens:
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Dit kan zijn een overeenkomst met de opdrachtgever voor HR advies werkzaamheden. Het kan ook een overeenkomst zijn t.b.v. een coach traject.
De gegevensverwerking van de gegevens die worden verzameld via de website www.voxcoaching.nl worden, is noodzakelijk voor het opnemen van contact, i.v.m. het met toestemming door de zender gestuurde contactverzoek. De verdere verwerking van die gegevens vindt plaats voor de uitvoering van een overeenkomst wanneer deze tot stand is gekomen.
Persoonsgegevens:
De persoonsgegevens die Vox verwerkt voor de dienstverlening in het algemeen zijn de gegevens van haar opdrachtgevers, welke ook zijn verkregen van de opdrachtgever. Deze gegevens bevatten met name:
– NAW
– Telefoonnummer en mailadres
– Functietitel
– Afspraakgegevens (locatie, tijd, e.d.)
De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn voor het HR gedeelte van de dienstverlening
persoonsgegevens die door de opdrachtgever worden verstrekt. Dit zijn geen gegevens van mensen die bij Vox in dienst zijn, maar gegevens van medewerkers die bij de opdrachtgevers van Vox in dienst zijn.
Deze gegevens bevatten onder andere:
– NAW gegevens
– Telefoonnummer en mailadres
– Functienaam
– BSN
– Loon en andere arbeidsvoorwaarden gegevens
– Geboortedatum
– Juridische gegevens m.b.t. arbeidsrechtelijke trajecten / documenten
Voor coaching doeleinden verzamelt Vox de volgende gegevens:
– NAW gegevens
– Telefoonnummer en mailadres
– Geboortedatum
– Coaching dossier, met daarin het intakeformulier, de coachdoelstellingen, verslaglegging van de
gesprekken
– Factuurgegevens (naw, eventueel functietitel en indien relevant naw, mail en telefoonnummer van
de klant)
Via de website van Vox coaching worden de volgende gegevens verzameld:
– Naam
– E-mail adres
– Telefoonnummer
– Zaken die door de verzender worden opgenomen in het bericht om contact op te nemen
Bewaren persoonsgegevens:
Vox zal de persoonsgegevens van de opdrachtgevers niet langer bewaren dan nodig is voor de doeleinden die in deze verklaring genoemd worden. Voor de overige gegevens hanteert zijn de volgende
termijnen:
Contactgegevens opdrachtgevers Tot 5 jaar na afronding van de samenwerking
Persoonsgegevens t.b.v.
uitvoering van HR trajecten
Tot 1 jaar na afronding van de opdracht
Persoonsgegevens van coachees Tot 2 jaar na afronding van het coaching traject
Beveiliging gegevens:
Vox hecht grote waarde aan het goed beveiligen van de persoonsgegevens die zij verwerkt. Vox heeft daarom passende beveiligingsmaatregelen genomen. Dit geldt zowel voor alle digitaal opgeslagen persoonsgegevens, als voor alle hardcopy gegevens die worden verwerkt. Het verwijderen van de gegevens, zowel digitaal als hardcopy, gebeurt op zorgvuldige wijze. Recht op inzage, correctie, verwijdering en portering van gegevens:
U heeft het recht om uw eigen persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. U kunt dit aangeven bij de eigenaar van Vox. Dit geldt ook voor het op verzoek aanleveren van deze gegevens bij een andere partij. Vox zal binnen een maand nadat het verzoek is binnengekomen het verzoek juist en volledig verwerken en dit bevestigen aan de aanvrager.
De verantwoordelijkheid voor het juist verwerken, inclusief het recht op inzage, correctie, verwijderen en/of porteren van de gegevens die door de opdrachtgever zijn aangeleverd bij Vox, ligt bij de opdrachtgever. Indien een medewerker van de opdrachtgever het verzoek heeft zijn/haar gegevens in te
zien, te corrigeren, te verwijderen of elders aan te leveren, dient de opdrachtgever dit verzoek tijdig en volledig bij Vox aan te leveren. Vox zal vervolgens binnen een maand na ontvangt van dit verzoek de het verzoek juist en volledig verwerken en dit bevestigen aan de opdrachtgever.
Klachtenregeling:
Indien u van mening bent dat Vox niet goed met de persoonsgegevens omgaat kunt u een klacht indienen. Dit kan bij Vox, via mail naar maaike.vorster@voxconsultancy.com of maaike@voxcoaching.nl. De klacht wordt binnen twee weken in behandeling genomen. Allereerst wordt een bevestiging gestuurd van de ontvangst van de klacht en er wordt aangegeven hoe Vox de klacht wil oplossen en op welke termijn. Vervolgens wordt, bij akkoord van de eigenaar op dit voorstel, de oplossing doorgevoerd. De eigenaar ontvangt bevestiging van de status van de oplossing en van de afronding van de klacht. Wordt de klacht niet naar tevredenheid afgehandeld, kan er een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.